Wenn Sie eine Veranstaltung planen, lohnt es sich, dass Sie einige Dinge beachten, die, wenngleich sachfremd, wesentlichen Einfluss auf den Erfolg haben können.

1. Versuchen Sie, falls sinnvoll, andere Gruppen mit ähnlichen Zielsetzungen als Mitveranstalter oder Miteinladende zu gewinnen. Machen Sie sich aber vor Kontaktaufnahme klar wie gut oder schlecht die Gruppen zusammenpassen. Nicht überall wo Naturschutz drauf steht ist auch Naturschutz drinn!

2. Kündigen Sie Ihre Veranstaltung über Plakate, Flugblätter, Internet, eMail, Presse, und regionale Rundfunkprogramme an. Laden Sie mindestens auch über die Verbände ein, die an der Initiative beteiligt sind. Verständigen Sie auch die regionalen Vorstände Ihres Verbandes. Die Damen und Herren sind oft bereit Sie zu unterstützen. Laden Sie Ihre Förster, Bürgermeister, Gemeinde- oder Stadträte, Lehrer, Pfarrer, Holz-, Möbel-, Spielzeughändler und Sägewerksbesitzer persönlich ein. Glauben sie aber nicht der örtliche Förster oder Pfarrer müsse zwangsläufig Ihrer/unserer Meinung sein!

Wenn Sie Ihrem Regionaljournalisten die komplette Information knapp formuliert per eMail schicken, kann der kopieren statt tippen, und die Wahrscheinlichkeit von Ankündigungsfehlern sinkt.

Besonders gut ist eine früzeitige Ankündigung, die später durch eine aktuell-kurzfristige, ergänzt wird.

3. Suchen Sie sich einen Vortragsraum, den man wirklich verdunkeln kann. Überprüfen Sie dies vor "Vertragsabschluß" selbst. Sie werden sich wundern, wie verschieden die Definition von "dunkel" sein kann. Im Sommer steht die Sonne um 20 Uhr noch hoch im WNW !

4. Suchen Sie sich ein Vortragslokal, das von Ihrem Traumpublikum angenommen wird. Forstamtsleiter, Senatoren und private Großwaldbesitzer sitzen nicht gern auf gebrauchten Matratzen im Kreis, Waldbauern und Jugendliche kommen ungern ins Grandhotel und die "Schwarzen" scheuen sich oft, ins "Vereinsheim" der "Roten" zu kommen.

5. Versuchen Sie eine möglichst große echte Projektionsleinwand und einen Projektor zu bekommen, dessen Leistung und Optik es erlaubt, daß der Projektor hinter dem Publikum steht. Videos wirken, über Beamer projeziert, wesentlich besser als auf der Röhre. Erbitten Sie notfalls Hilfe von den Partnerverbänden oder vom freundlichsten Schulleiter oder Pfarrer, den Sie kennen. Auch Kreisbildstellen oder der Kreisjugendring können nützlich sein. Banken bieten gelegentlich entsprechende "Serviceleistungen", und manche Hotels haben eigenes Gerät zu verleihen.

6. Lassen Sie, wenn möglich irgend einen Promi eröffnen, dann denkt der schon mindestens 3 oder 4 Minuten über das Thema nach, und denken ist hilfreich! Begrüßen Sie die erschienenen persönlich eingeladenen auch persönlich und "bedauern" Sie es kurz aber hörbar, wenn einer ohne höfliche Absage nicht kam.

7. Bereiten Sie schon vor der Veranstaltung einen kurzen Text für einen Pressebericht vor, in dem die Namen aller an der Veranstaltung und am Projekt beteiligten Gruppierungen vorkommen. Teilen Sie mit, daß der Abend ein großer Erfolg war (Kanzler als Beispiel!), daß man eine offene und konstruktive Diskussion geführt hat und daß die Kooperation in dieser zentralen Frage weitergeführt hat. Wenn Kommunalpolitiker anwesend waren, sollte man dies anerkennend vermerken und feststellen, wer das Thema oder die gemeinsame Aussprache für überflüssig hielt.

8. Lassen Sie die Veranstaltung am Ende nicht einfach austropfen, sondern beschließen Sie sie zu einem würdigen Zeitpunkt offiziell und schlagen Sie eventuell ein vorher schon ausgewähltes, garantiert offenes Lokal mit realistischer Aussicht auf genügend Sitzplätze zur Nachdiskussion vor. Wenn man dort Tische zusammenrücken kann, steigert’s die themenbezogene Wirkung der Nachsitzung. Wenn man der Bedienung vorab schon einen Tip ohne Umsatzgarantie gibt, ist das meist hilfreich.